Este último año ha puesto el mundo del trabajo sobre su eje. Hemos aprendido que una fuerza de trabajo remota no solo es viable, sino que a menudo es más eficiente que un entorno de oficina. Y aunque trabajar de forma remota es más eficiente que una oficina tradicional en persona, tiene sentido que este concepto pueda aplicarse tanto a los empleados internos como a los contratistas.

Los emprendedores pueden asumir una amplia variedad de roles, desde asistentes virtuales hasta pequeñas empresas y todo lo demás. Básicamente, estos son todos aquellos que no son empleados tradicionales de W2. Si bien muchos emprendedores han intentado escalar su negocio y reducir costos mediante la subcontratación con asistentes virtuales de bajo costo de países en desarrollo, otros tienen historias asombrosas de cómo ha transformado su negocio de manera positiva.

Robert Nickell es uno de esos emprendedores. Durante mucho tiempo ha utilizado contratistas y asistentes virtuales para ayudar a sus negocios. A través de prueba y error y con el tiempo, ha encontrado un sistema que le funciona. Continuó probando y refinando hasta que su negocio zumbó como una máquina finamente afinada. Esto finalmente llevó a la creación de la agencia de asistente virtual, Rocket Station, que ahora dirige con una fuerza laboral de casi 900 empleados. “Sabía que si yo tenía esta necesidad, otros emprendedores también lo sabían. También sabía que iban a enfrentar muchos de los mismos desafíos que yo. Entre estos dos datos, identifiqué una gran oportunidad, y ahí es donde nació Rocket Station. «

Hay mucho que aprender sobre la subcontratación del viaje de Nickell, y aquí hay cuatro pasos para una subcontratación exitosa.

Determinar la tarea a delegar

Para ser lo más eficaz posible en su función, es esencial evaluar adecuadamente las tareas esenciales y no esenciales en cuestión. A lo largo de nuestra semana, todos estamos asignados a ciertas tareas que se acumulan y nos distraen de lo importante. Nickell dice que la clave es identificar correctamente las tareas que solo usted puede realizar para poder concentrarse en ellas y subcontratar el resto.

Por mucho que quieras, no puedes hacer todo. Los buenos líderes saben cómo delegar y, a menudo, las tareas secundarias pueden y deben subcontratarse.

Documente cada paso de su proceso

Una de las claves para una subcontratación exitosa es proporcionar documentación completa de sus procesos. Nickell explica: “A menudo damos por sentado nuestro propio conocimiento y experiencia, así que cuando le damos tareas a alguien que no tiene el mismo nivel de conocimiento y experiencia, tendrá dificultades o fracasará. Cuando eso sucede, no está en ellos –esta en ti. «

Sus procesos deben documentarse con tanta claridad que alguien con poca experiencia siempre podrá comprender y realizar esta tarea. Puede utilizar una herramienta gratuita como Diagrams.net para crear un diagrama de flujo de los pasos de una tarea, y los diagramas que cree se pueden guardar directamente en cualquiera de los principales servicios de almacenamiento en la nube. O puede utilizar un servicio como Loom para crear videos de su proceso. De esta manera, su equipo siempre tendrá acceso a las versiones más recientes de sus procesos.

Contratar asistentes virtuales

Los asistentes virtuales pueden marcar la diferencia en la eficiencia de su negocio. Pero, ¿le gustaría subcontratar a asistentes virtuales basados ​​en los EE. UU. O en el extranjero? Nickell dice que cada uno tiene sus pros y sus contras. “Mucha gente piensa que los asistentes virtuales en el extranjero solo son capaces de realizar tareas muy básicas, pero nada podría estar más lejos de la verdad. Tengo asistentes virtuales que hacen de todo, desde tareas de bajo nivel como administrar la bandeja de entrada hasta redacción y edición, contabilidad y diseño gráfico. La clave es contratar a la persona adecuada para el trabajo, no solo a la persona más barata ”, dice Nickell.

La ventaja de la subcontratación internacional es que, debido a su menor costo de vida, cuesta mucho menos contratarlos, a menudo, tan solo un tercio del costo. A este ritmo, a menudo puedes encontrar a alguien con un impresionante conjunto de habilidades profesionales, un título universitario y dominio del inglés por una fracción del costo. También puede ahorrar dinero contratando asistentes virtuales usted mismo, pero trabajar con una agencia puede ahorrarle mucho tiempo y frustración.

Seguimiento y medición de su desempeño

Lo que se mide mejora. Pero, ¿cómo sabe que está midiendo las cosas correctas? “Es fundamental tener buenos KPI. Debe asegurarse de que los KPI fomenten el tipo de actividades que impulsan su negocio hacia sus objetivos en lugar de simplemente mantener ocupado a su equipo ”, explicó Nickell.

Pregúntese qué métricas marcarán la diferencia en el rendimiento de su negocio y midalas continuamente a lo largo del tiempo. Convertirse en un estudiante de los datos de su empresa solo le permitirá comprender mejor qué funciona y qué no.

El outsourcing ofrece a las empresas la oportunidad de enfocar sus esfuerzos en tareas estratégicas y delegar tareas esenciales a otros. Esto puede llevar a las empresas a reenfocarse en su estrategia de crecimiento y dar a los gerentes más tiempo para innovar. La subcontratación es una opción viable para los emprendedores que buscan hacer crecer su negocio y ahorrar dinero en el proceso.