Antes de que la pandemia obligara a las empresas a enviar a todos a trabajar desde casa, muchos ejecutivos temían que la oficina en casa hiciera que los empleados se comprometieran menos y, por lo tanto, fueran menos productivos. Un estudio reciente de Harvard Business School para la Oficina Nacional de Investigación Económica de EE. UU. Examinó a más de 3 millones de empleados en América del Norte, Europa y Oriente Medio. Encontró que, en promedio, los empleados trabajaban casi 50 minutos más por día, asistiendo a un 13% más de reuniones que duraban un 11% menos de tiempo que en un período prepandémico.

Este nuevo mundo virtual ha creado varios desafíos humanos para empresas y gerentes: ¿cómo monitorear el progreso? ¿Cómo motivar a los empleados? ¿Cómo crear la sensación de una empresa / equipo cuando todos están sentados solos detrás de una pantalla? ¿Cómo generar confianza? ¿Cómo evaluar el desempeño? ¿Cómo lidiar con los problemas de rendimiento? ¿Cómo gestionar su estado psicológico y el de sus empleados y evitar el agotamiento?

Continuando con mi serie con lecciones de las mejores startups remotas, me gustaría compartir dos ideas más que explican el papel de los gerentes y la importancia de establecer reglas claras de participación para el trabajo remoto.

Los gerentes deben dedicar más tiempo y esfuerzo a establecer relaciones y comunicarse con los equipos.

En un compromiso reciente, un líder dijo que heredó un equipo de bajo desempeño. Pasó sus reuniones individuales con ellos en la gestión del desempeño, ya sea capacitando habilidades básicas o auditando su trabajo. Cuando le pregunté si también estaban discutiendo los objetivos de desarrollo, la formación de equipos, la nueva visión y los objetivos de la empresa o planes futuros, dijo que no tenía tiempo para eso en ese momento.

Es más fácil para los gerentes virtuales enfocarse solo en los «resultados» y olvidarse del rol de la conexión humana y la formación de equipos en la construcción de equipos altamente efectivos.

En un entorno remoto, la comunicación requiere un esfuerzo adicional y es más probable que los empleados se sientan perdidos, desconectados y abrumados porque no pueden darse el lujo de interacciones cotidianas o momentos más interesantes.

Además, con la pandemia, las personas enfrentan muchos más problemas en su vida personal: enfermarse o tener que cuidar a familiares enfermos, tensiones en la relación con la pareja o la escolarización a distancia de los hijos, costos. Aislamiento psicológico, estrés de perder su trabajo, etc.

Es posible que un empleado no entregue o no se presente a una reunión, pero ¿está holgazaneando o hay algo más? ¿Tienen acceso a toda la información que necesitan para hacer bien su trabajo?

Es por eso que los gerentes son tan importantes para salvar la brecha emocional y de conocimiento en la relación entre la empresa y sus empleados.

Una forma de hacerlo es realizar controles periódicos con los empleados. En Trello, por ejemplo, los gerentes se registran al menos cada dos días. Hay una reunión semanal con el equipo, 1 hora 1 a 1, nivel de salto mensual (jefe jefe) 1 a 1, y otras interacciones, formales e informales.

No todos los gerentes son iguales y algunos pueden requerir entrenamiento o entrenamiento adicional para ayudarlos a lidiar con los problemas más leves que vienen con este mayor alcance.

Cuidado con M&M

Los fundadores de Basecamp advierten sobre los gastos generales innecesarios de M&M (Gerentes y Reuniones). A algunos gerentes les gusta «hacer una lluvia de ideas» o realizar reuniones de «informes de estado» que requieren mucho tiempo. Aún así, la mayoría de las reuniones podrían reemplazarse fácilmente por correo electrónico o chat. Afirman que solo alrededor del 5% de los problemas son lo suficientemente complejos como para requerir una reunión real para resolverlos. Lea mi artículo anterior para obtener consejos sobre cómo mejorar la productividad a través de reuniones asincrónicas para obtener más información.

Soltar el control es uno de los grandes obstáculos psicológicos en la transición al trabajo a distancia, pero es un requisito previo para trabajar con eficacia. El rol de un gerente debe enfocarse en asignar tareas, proporcionar contexto y eliminar barreras en lugar de perseguir a las personas para hacer su trabajo (es decir, microgestión). Si no puede confiar en sus empleados, debe dejarlos ir.

Conozco. Conozco. Es más fácil decirlo que hacerlo. Pero es motivo de reflexión.

Las reglas claras de participación son esenciales para los colaboradores remotos

En el mundo prepandémico, «Home Office» evocaba la imagen de levantarse de la cama a las 12 en punto para ir a trabajar en un café de moda o en una hermosa playa. La semana laboral de 4 horas de Tim Ferriss y muchos seguidores ciertamente han ayudado a popularizar esta ambiciosa visión.

Sin embargo, aquellos que tuvieron que cambiar rápidamente a trabajar desde casa pronto se dieron cuenta de que podría ser un gran reajuste. Los límites entre el trabajo y el hogar se desdibujan de repente. Perdemos la rutina de prepararnos mental y físicamente para ir al trabajo, así como el horario de comidas y ejercicio.

A esto se suman las distracciones de nuestros nuevos «compañeros de trabajo»: familiares, compañeros de habitación y / o mascotas compitiendo por nuestra atención y asumiendo que si estamos en casa, él o ella está disponible para ayudar, enfocarse en sus necesidades. Sin mencionar mis dos herramientas de procrastinación favoritas: una cama cómoda y un televisor con Netflix.

Se necesita tiempo para desarrollar nuevos hábitos de trabajo desde casa, y algunos empleados pueden tener dificultades para hacer esta transición de manera efectiva. Por lo tanto, las empresas deben abordar este problema de manera explícita creando reglas claras de participación para los trabajadores remotos.

Trello, por ejemplo, requiere que los empleados tengan una sala dedicada (¡con una puerta!). Si no tienen un espacio dedicado en casa, Trello pagará por una oficina en un espacio de coworking.

Collabora exige que los empleados tengan una separación física entre los espacios de ocio y de trabajo, lo que significa que no puede trabajar desde su cama o sofá.

Expensify les da a los empleados un presupuesto para trabajar desde casa para asegurarse de que tengan la ergonomía adecuada y pague por sus comidas y café hasta una cierta cantidad. La mayoría de las empresas remotas que entrevisté envían a sus empleados un kit de bienvenida con accesorios para el trabajo a domicilio, como una botella de agua o un soporte fijo, y les dan un presupuesto para montar su oficina en casa.

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Dirigir una empresa remota de manera eficaz no es una hazaña pequeña, pero sin duda es factible con los comportamientos de liderazgo adecuados, las buenas prácticas de contratación, los sistemas, los procesos y los rituales.

¿Cuáles son algunas de las prácticas remotas y las reglas de participación que ha visto en sus negocios?