Por John Turner, fundador de SeedProd, la solución de próxima página más popular para WordPress utilizada por más de 800.000 sitios web.

Las oficinas virtuales son ahora un lugar común, especialmente si la mayoría de sus interacciones y transacciones con sus clientes se realizan en línea. Pero con este cambio, nos dimos cuenta de que hay muchos desafíos únicos que surgen al trabajar con personas que no ves cara a cara todos los días.

Si es como la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, desea optimizar la forma en que las personas se comunican en su oficina virtual. Una comunicación más sólida conduce a una mejor moral y menos malentendidos, lo que contribuye a un mejor desempeño en las operaciones diarias. Además, cuando su equipo trabaja duro y trabaja bien en conjunto, sus clientes reciben un servicio de primer nivel.

La conclusión es la siguiente: es casi imposible que haga su mejor esfuerzo si hay frecuentes interrupciones en la comunicación entre las personas y los servicios. Nuestro objetivo hoy es ayudarlo a organizar la forma en que interactúa con todos los miembros de su equipo para agilizar la comunicación y aumentar la productividad.

Empecemos.

Utilice herramientas e indicadores clave de rendimiento (KPI) definidos.

Una de las razones comunes de los problemas de comunicación es que las personas usan diferentes palabras para describir lo mismo. No es fácil transmitir su punto de vista a alguien que no entiende cómo se definen términos específicos relacionados con el trabajo.

Sugerimos evitar este problema por completo y establecer herramientas e indicadores clave de rendimiento (KPI) estandarizados. Imagínese cuánto más fácil será hablar con personas de diferentes departamentos cuando ambos hablen el mismo lenguaje técnico.

Los KPI son básicamente expectativas para cada miembro del equipo. Por lo tanto, un empleado que escribe para su blog puede realizar un seguimiento de la cantidad de artículos que escribe cada semana. Como puede imaginar, esta idea aparentemente simple puede diversificarse de diferentes maneras en sus diferentes departamentos.

Del mismo modo, hablar sobre varias herramientas puede resultar abrumador si los miembros del equipo utilizan dos software diferentes. Si es posible, compre planes de software al por mayor y entregue una copia a todos los miembros de su equipo, para que todos trabajen con las mismas herramientas y software.

Fomente las reuniones de equipo.

Otra forma de agilizar la comunicación dentro de su empresa es fomentar las reuniones periódicas del equipo. Idealmente, cada departamento debería reunirse una vez a la semana para discutir sus objetivos, obstáculos potenciales y progreso estimado.

Contamos con un equipo mediano y estas reuniones duran entre 15 y 20 minutos. Pero el valor que obtenemos al charlar cara a cara cada semana es incomparable. Estas reuniones nos permiten ponernos en la misma onda y ordenar nuestros planes para la semana. Como resultado, siempre sabemos lo que debe suceder a continuación.

También debe considerar reunir a todos una vez al mes para una reunión al estilo de un ayuntamiento. Aproveche esta oportunidad para compartir con su equipo las diversas actualizaciones y cambios que se están produciendo en toda la empresa.

La mejor manera de optimizar la comunicación en su oficina virtual es asegurarse de que todos estén al tanto. Las reuniones de equipo ayudan a cerrar esta brecha de éxito y facilitan que grupos de personas logren tareas importantes.

Invite a los miembros del equipo a participar en actividades adicionales.

Por último, queremos hablarte de la importancia de conocer a tu equipo más allá de las reuniones semanales. La formación de equipos es absolutamente esencial para el éxito de su negocio y para una comunicación eficaz.

Hay varias formas de invitar a miembros de su equipo a participar en actividades adicionales.

Por ejemplo, es posible que tengas una pregunta diaria en tu canal de Slack, como «¿Cuál es tu comida favorita?» Estas simples indicaciones pueden conducir a una discusión mucho más profunda, especialmente si su equipo es de todo el mundo y tiene preferencias alimentarias únicas.

También le sugerimos que organice actividades que animen a su equipo a trabajar en conjunto y crecer. Una de nuestras actividades favoritas es organizar un seminario web mensual en el que uno de los miembros de nuestro equipo enseña al resto de nuestro equipo una nueva habilidad o técnica. Hemos encontrado que estos eventos acercan a nuestro equipo, lo que es perfecto para mejorar la comunicación entre los diferentes departamentos.

Pensamientos finales

Hay muchas cosas a considerar al optimizar la forma en que las personas se comunican en su oficina virtual. Utilice los consejos que describimos hoy para crear un marco sólido para que las personas tengan más facilidad para intercambiar ideas y crecer como equipo.