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Cómo ser más productivo con el software de planificación

PorLaura Suarez

May 9, 2021
Cómo ser más productivo con el software de planificación

Es casi seguro que el uso de software de programación mejorará la gestión del tiempo. Sin embargo, no todo el mundo utiliza esta tecnología en todo su potencial. Es como comprar un Ferrari nuevo y solo conducirlo cinco millas por debajo del límite de velocidad.

Para desbloquear la velocidad máxima de un automóvil deportivo, debe saber qué puede hacer su motor. Si está interesado en algo más que la pintura y los asientos de cuero del automóvil, solo obtendrá un valor de nivel de superficie. Lo mismo ocurre con el software de planificación. Al conocer sus características y cómo maximizarlas, su productividad pasará de 0 a 60 en un tiempo récord.

Planifica con anticipación

Es emocionante vivir el momento, pero no es un estilo de vida productivo. Si planea aprovechar su tiempo al máximo, debe planificar con anticipación. Pregúntele a cualquier magnate o empresario exitoso de la industria y quedará asombrado con la planificación de su vida diaria.

Debe abordar la planificación diaria, semanal y mensual, lo que puede lograrse cambiando la vista del software de planificación de su elección. Con la planificación diaria, puede estructurar su jornada laboral para que sus tareas más difíciles se programen durante las horas pico de productividad. La programación semanal le permite confirmar todas sus reuniones programadas y tomar nota de las próximas fechas límite. Con la planificación mensual, puede revisar sus KPI personales utilizando los datos rastreados por su software de planificación y hacer ajustes para planificar un mes aún más productivo por delante.

Además de la planificación personal, su software de planificación es la clave para una buena coordinación con los demás. Dirigir un equipo, por ejemplo, requerirá equilibrar muchos roles, tareas y plazos diferentes. Un administrador de contenido puede mirar el software de programación y ver que Writer X debe entregar una nueva publicación en el blog mañana por la mañana, seguida de una revisión de un editor interno al final de la jornada laboral. El gerente y el resto del equipo sabrán exactamente a quién contactar en cada etapa del proyecto, minimizando confusiones y problemas de comunicación.

Equilibra tu vida personal y profesional

Por importante que sea su carrera, nada debería presentarse antes que usted y su familia. De hecho, un estudio de Deloitte mostró que las empresas que promueven el equilibrio entre el trabajo y la vida privada duplicaron la productividad de sus empleados. Su software de planificación se utilizará mejor cuando promueva el equilibrio entre la vida laboral y personal.

Utilice su software de planificación para priorizar el tiempo en familia. Planifique citas con su cónyuge y agregue los eventos deportivos y recitales de baile de sus hijos a su calendario en línea. Estos eventos no tienen por qué ser negociables y puedes asegurarte de incluirlos en tu agenda utilizando el mismo software que usas para organizar tu negocio.

El equilibrio entre el trabajo y la vida es mucho más fácil de lograr cuando deja el trabajo a trabajo. Para hacer esto, use tácticas de planificación que lo ayuden a liberar toda su productividad mientras trabaja. Un enfoque es la técnica Pomodoro, en la que programa su trabajo en pequeños períodos de tiempo dedicados a una sola tarea con breves descansos en el medio. El uso de este método de planificación le permitirá aumentar su concentración a lo largo del día y completar más tareas en la misma cantidad de tiempo, dejando menos trabajo para llevar a casa.

Geek Out con código de color

Un sistema de codificación de colores personalizado le permite leer su horario de un vistazo. Cada una de las actividades de su horario puede tener su propio color. Por ejemplo, el rojo se puede usar para indicar reuniones con clientes a las que simplemente no puede perderse. El amarillo se puede gastar en tareas de mayor alcance, como elaborar estrategias o informar. El azul se puede usar para pasar tiempo en familia u otras responsabilidades personales, etc. Cuanto más rápido identifique sus prioridades de planificación, antes podrá comenzar a completar las tareas.

Una vez que se haya acostumbrado a su código de color, un vistazo a su horario diario le dirá dónde debe estar y a qué hora. Un destello rojo le notificará de una próxima reunión de la junta para la que debe prepararse. Un rastro de azul al final de su horario le recordará que no puede quedarse en la oficina hasta tarde esta noche, sin importar las peculiaridades del evento. La investigación muestra que el uso de señales visuales puede ayudar a los espectadores a capturar la información necesaria de manera más efectiva, así que adelante y colorido.

Establecer recordatorios

Crear un evento en tu agenda no siempre es suficiente. No obtiene todo lo que el software de planificación tiene para ofrecer si no establece recordatorios para acompañar eventos importantes. Tomarse unos segundos para configurar recordatorios para cada reunión o cita puede ser la red de seguridad que necesita para mantener su agenda funcionando sin problemas.

Para empezar, los recordatorios que establezca actuarán como una precaución en caso de que su memoria le falle o pierda la noción de las notas en papel. No hay nada peor que perderse una reunión importante o dejar una mala impresión al llegar tarde. Aproveche su software de programación para asegurarse de que esto nunca sea un problema.

Otro propósito de los recordatorios es ayudarlo a prepararse para los próximos eventos. Un recordatorio establecido media hora antes de una presentación importante le brinda una última oportunidad para componerse y asegurarse de que todos sus materiales estén listos.

Consultar con otros

No hay nada productivo en prepararse e ir a una reunión en la que la otra persona no aparece. Una planificación eficaz requiere que las dos partes estén sincronizadas. Incluso si hace todo bien, siempre existe la posibilidad de que alguien que esté comprometido con una reunión llegue tarde o no se presente en absoluto. Todos sus esfuerzos de planificación y organización serán en vano.

Puede evitar esto enviando recordatorios a aquellos con quienes ha hecho planes con anticipación. La mayoría de los programas de programación le permiten configurar mensajes recordatorios para enviarlos a otras personas.

Para maximizar su productividad, puede crear el recordatorio perfecto una vez y usarlo para todos los compromisos después. Ya no tendrá que preocuparse por perder reuniones de sus compañeros o clientes, y no tendrá que escribir un correo electrónico personalizado cada vez. También puede compartir una agenda de reuniones o un enlace de programación para mejorar la colaboración entre usted y su contraparte.

Es hora de dejar de usar su software de planificación por lo mínimo. Esta navaja suiza de herramientas de software tiene una serie de funciones útiles que debe utilizar para aumentar su productividad. Para aprovechar al máximo su valioso tiempo, comience hoy.

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Laura Suarez

Geek, tengo más de 16 años de experiencia en desarrollo web y también me he expandido a publicaciones impresas, medios y publicidad. Siempre trato de desafiarme a mí mismo para lograr las ambiciones que anhelo. Si desea saber más, póngase en contacto.

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