Enviamos y recibimos muchos correos electrónicos. Las cadenas de correo se están volviendo largas y complicadas y nuestras bandejas de entrada se desbordan sin ningún sentido de prioridad. Los boletines que desea leer, los correos electrónicos no deseados que desea ignorar y los correos electrónicos de amigos o familiares aparecen en un solo lugar y debe navegar para distinguir lo importante de lo innecesario.

El correo electrónico puede ser una parte esencial de su vida; utilizado para gestionar eventos, trabajo y vida. Es demasiado importante para ser subóptimo.

Los fundadores del software de gestión de proyectos Basecamp tienen la misión de arreglar los correos electrónicos para siempre con Hey. El objetivo del equipo es hacer del correo electrónico algo que desee usar, no algo que deba administrar. Le pregunté al director ejecutivo Jason Fried sobre qué aspectos del correo electrónico es absolutamente necesario cambiar.

¿Qué pasa con el correo electrónico?

«La mayoría de las bandejas de entrada son un gran desastre», dijo Fried. “El uso del correo electrónico normal requiere el uso de hacks, incluido marcar los correos electrónicos como no leídos o arrastrarlos a carpetas. Gmail decide cómo se filtran sus correos electrónicos a través de su bandeja de entrada principal, pestañas sociales y promociones, pero eso no tiene sentido. Debe decidir cómo organizar su correo electrónico. Es personal.»

Los proveedores de correo electrónico más grandes generan la mayor parte de sus ingresos a través de otros medios y el correo electrónico no es su prioridad, por lo que hay pocos incentivos para hacerlo excepcional. El correo electrónico es visto como un mal necesario por sus usuarios y le cuesta tiempo, concentración y privacidad.

“El correo electrónico gratuito no es gratuito”, explicó Fried. «La mayoría de los proveedores de servicios de correo electrónico gratuitos espían el contenido de su correo electrónico para vender sus datos o dirigirse a usted con marketing, pero Hey funciona con un modelo de suscripción». Si no paga por un producto, usted es el producto; es simple.

¿Por qué ellos?

Basecamp es una empresa reconocida por su refrescante cultura laboral y su deliberado rechazo a las prácticas que muchas empresas tecnológicas de Silicon Valley dan por sentadas. No tiene por qué ser una locura en el trabajo, el libro en coautoría de Fried, incluye ejemplos como evitar las reuniones a toda costa, las reglas de la biblioteca en la oficina y no tener inversores a los que responder, solo clientes, lo que significa que no están interesados ​​en vender sus datos. Fried también es coautor de libros. Rehacer y A distancia, tanto en la reinvención de nuestra forma de trabajar. Basecamp, se llama la forma tranquila y organizada de gestionar proyectos. Este equipo se apoya mutuamente en la clasificación de correos electrónicos de una vez por todas y «intenta hacerlo sin complicar nada».

El equipo de Basecamp pensó mucho en el correo electrónico. «Pasamos de seis a siete años orbitando el tema, luego dos años construyendo Hey», dice Fried. «Pasamos mucho tiempo pensando en la mejor manera de presentar la información, anotando ideas y experimentando hasta que empezaron a juntarse en un producto que tuviera sentido».

¿Quién llega a tu bandeja de entrada?

Con el correo electrónico normal, siempre que alguien tenga su dirección de correo electrónico, llegará a su bandeja de entrada. Su mensaje permanecerá allí hasta que sea procesado; eliminado, respondido o dejado para olvidar. Los enfoques fríos de remitentes no deseados lo alejan de su trabajo real durante todo el día. A menos que tenga un asistente, usted es el asistente; filtrar es tu trabajo.

Oye, filtra los remitentes antes de que llegue esto. Cada correo electrónico que recibe a través de Hey comienza con un sí o un no. La pregunta es: «¿Quieres recibir correos electrónicos de ellos?». Los remitentes nuevos son filtrados por lotes para proteger su bandeja de entrada, y la bandeja de entrada cambia de nombre. imbox porque yo soy representa importante. Un lugar vigilado. Esas solicitudes de chat de cinco minutos, una selección de sus cerebros o el inicio de un flujo de trabajo de alcance del gerente de marketing se pueden revisar e ignorar al remitente en el futuro. Después de haber usado Hey durante varias semanas, puedo decir que es un cambio de juego.

Cuando respondes

Con los correos electrónicos tradicionales, no existe una forma uniforme de tratar los correos electrónicos que requieren una respuesta. Un método es responder a cada solicitud de inmediato y dividir su día en tareas de cinco minutos a costa de un trabajo en profundidad. Otra es utilizar un sistema de señalización en el que una bandera específica significa que debe responder. Solía ​​mover correos electrónicos que requieren una respuesta a una carpeta llamada respuesta, y la táctica de un compañero de trabajo es marcar los correos electrónicos como no leídos, con la esperanza de que recuerde lo que eso significa y simplemente responda.

Mientras imaginaban a Hey, el equipo de Fried pensó en montones de papel sobre un escritorio. Si bien puede haber varias pilas, sabe exactamente lo que significa cada una. Organización a corto plazo significa orden a largo plazo. Hola responder más tarde La función le permite presionar un botón (o presionar la tecla L en su teclado) para mover un correo electrónico a una pila diferente, fuera de su bandeja de entrada. la enfocarse y responder La función le permite responder todos los correos electrónicos de esta pila, a la hora que se adapte a su día.

Ya sea Hey o no, responder a los correos electrónicos en lotes es mucho mejor que un flujo continuo de productividad de bajo nivel entre nueve y cinco. Administre su bandeja de entrada, no deje que ella lo maneje.

Lo que interrumpe tu día

Fried explicó que hay un «punto medio de correo electrónico» que se encuentra en algún lugar entre el correo no deseado y los correos electrónicos que realmente necesita leer. «No vale la pena interrumpir tu día, pero tampoco son spam».

Me encanta mi suscripción al blog de Seth Godin, pero no necesito que me notifiquen. Me alegro de que Gymshark tenga una oferta, pero no es necesario que llegue a mi bandeja de entrada. Quiero saber cuándo mi conductor de Deliveroo salió del restaurante hacia mi casa, pero una actualización del estado del proveedor puede esperar hasta mañana. Mi consejo antes era aplicar un filtro de correo electrónico; si el correo electrónico contenía la palabra darse de baja iba en una carpeta separada que visitaba cada semana. Fue una solución que funcionó en su mayoría, pero algunos lograron introducirse.

Hey te permite decidir qué correos electrónicos son el medio feliz y moverlos por ti. Por cada correo electrónico que llega, hay cuatro opciones: ignorar al remitente, dejar que vaya directamente a su bandeja de entrada, hilo o copia impresa. El filtro es donde se toman estas decisiones y luego así es como se manejan los correos electrónicos futuros del mismo remitente.

El feed es donde puede dirigir los boletines informativos no urgentes y los correos electrónicos informativos para leerlos todos a la vez más tarde, al igual que lo haría con un feed de redes sociales. El rastro de papel almacena confirmaciones de reserva, recibos y correos electrónicos transaccionales para procesarlos todos a la vez. Las notificaciones están desactivadas de forma predeterminada, pero puede activarlas o simplemente activarlas para correos electrónicos específicos. Usar Hey es como entrenar a un nuevo ayudante que se niega a adivinar en su nombre, pero recuerda todas las instrucciones.

Seguridad y confidencialidad

La experiencia de usuario interrumpida del correo electrónico es secundaria a las preocupaciones de seguridad. La mayoría de los proveedores de correo electrónico gratuitos «leen» su correo electrónico. Están buscando palabras clave para agregar a su perfil que mantienen. Alguien que menciona el automóvil, el valet, la pista y las carreras es un cierto tipo de persona. Alguien que menciona matrimonio, vestido, anillos y flores es otro. Su correo electrónico lo está escuchando y eso significa que sus anuncios son tan personalizados que dan miedo.

Además de eso, el simple hecho de abrir un correo electrónico puede decirle al remitente mucha información sobre usted, incluyendo cuántas veces ha abierto su correo electrónico, qué marca de teléfono está usando, enlaces en los que hace clic o dónde se encuentra en el mundo basado en su dirección IP.

En enero, el navegador de código abierto Ghostery pidió una etiqueta de privacidad nutricional para educar mejor a los usuarios sobre el impacto de los servicios digitales en la privacidad. La compañía ha visto un aumento en la conciencia pública sobre las amenazas a la privacidad que enfrentan en línea, particularmente a raíz de los escándalos de privacidad que involucran a gigantes de las redes sociales.

Fried sabe qué es y qué no es su negocio, lo que se extiende a los productos de su empresa. Saben que no es asunto de ellos por quién votaste, qué compras, si quieres tener un bebé o cuántos años tienes. No leen sus correos electrónicos ni creen que el remitente deba tener acceso a su información. Hey detecta y bloquea a los rastreadores de espías para que no pase nada y adopta una postura agresiva contra el rastreo de espías. La posición de Fried es clara: “La privacidad es un derecho humano que se ha convertido en un lujo reservado para unos pocos. No debería tener que justificar la privacidad de ninguna manera. «

Puede personalizar el diseño de su espacio de trabajo y los marcadores de su navegador web, pero el correo electrónico es único para todos desde el inicio. No tienes que aceptar tus defectos como los tuyos. Prueba los trucos inteligentes o las nuevas plataformas y no des nada por sentado. Adapte el mundo a sus necesidades para proteger su tiempo, atención y privacidad.