Una capacidad de contratación empresarial bien diseñada une varios departamentos (y sus sistemas de tecnología de apoyo) para que la contratación se realice con pleno conocimiento del alcance de las relaciones de la corporación con proveedores, clientes y socios (incluidos aquellos con múltiples funciones) en toda la empresa. En este escenario, la empresa actúa sobre las obligaciones de manera proactiva, ejecuta rápidamente y administra el riesgo de manera eficiente y eficaz. Con el proceso de contratación digitalizado, los contratos se convierten en fuentes de datos estructurados, que se pueden recopilar y analizar. Las integraciones de sistemas son fundamentales para la transferencia de datos, no solo para hacer avanzar las cosas, sino también para proporcionar información que respalde las decisiones y propicie acciones oportunas en el curso de una relación comercial. En particular, las tecnologías de contratación ofrecen datos al liderazgo legal que históricamente no ha sido posible obtener. Con la tecnología de contratación implementada, los GC pueden aportar datos y conocimientos a la estrategia corporativa, en lugar de limitarse a la perspectiva aislada del mitigador de riesgos (también conocido como «barrera») y el centro de costos.
Dicho esto, no podemos ignorar el costo al evaluar las opciones de tecnología de contratación. Para obtener apoyo y presupuesto para inversiones en soluciones de contratación, es fundamental desarrollar un caso de negocios que presente beneficios razonables y tangibles, que justifiquen el retorno de la inversión. Aunque muchos proveedores ofrecen «calculadoras de ROI» o indican beneficios que superan los millones de dólares debido a la evasión de riesgos «potenciales», los casos comerciales sólidos contienen beneficios «duros» procesables que son probables y verificables. Para defender la tecnología, deberá verificar la línea de base para las métricas críticas y asignar un valor a las mejoras futuras. Una vez implementada la solución, deberá capturar datos reales para las métricas críticas para probar el caso comercial.
Hemos identificado 5 categorías de beneficios a continuación, algunas de las cuales son más fáciles de medir/estimar que otras:
| BENEFICIO | Maneras en que la tecnología de contratación puede ayudar |
| EJECUCIÓN DE CONTRATOS MÁS RÁPIDA | · Automatización de los flujos de trabajo con traspasos más fluidos (p. ej., cuestionarios de admisión estándar para identificar la plantilla correcta y enrutar la solicitud a la persona adecuada, con matrices integradas de escalamiento, aprobación y firma)
· Seguimiento activo de contratos a lo largo del proceso, para el solicitante comercial y el equipo de negociación, con alertas para la persona indicada para los próximos pasos. Habilitación del autoservicio para contratos de bajo riesgo y baja complejidad con medidas de seguridad Proporcionar visibilidad de la capacidad y la carga de trabajo para mejores asignaciones Uso de datos sobre tiempos de entrega y manejo para identificar y corregir cuellos de botella en el flujo de trabajo a lo largo del tiempo Identificar los términos que siempre se negocian y volver a redactar los términos estándar para reducir el número de turnos en un contrato · Reducción de los tiempos de manejo a través de solicitudes estructuradas de mayor calidad, además de fácil acceso a contratos relacionados, plantillas estándar y playbooks/bibliotecas de cláusulas |
| MEJOR GESTIÓN DE RIESGOS DE CONTRATACIÓN Y CUMPLIMIENTO | · Recuperar fácilmente todos los contratos, etiquetados con sus características importantes en un repositorio de «fuente única de la verdad»
· Alineación con la taxonomía corporativa, lo que hace que los datos sean consumibles fuera de Legal · Comprender las relaciones mediante el establecimiento de jerarquías entre padres e hijos para identificar conjuntos completos de acuerdos relacionados Hacer que los datos sobre las posiciones de las cláusulas (p. ej., fuerza mayor, cesión/novación) estén fácilmente disponibles cuando sea necesario · Captura de elementos de datos importantes (p. ej., fecha de renovación) para informes y alertas Uso de plantillas estándar y playbooks/bibliotecas de cláusulas para hacer cumplir constantemente las posiciones de la empresa · Fácil actualización de plantillas y playbooks/bibliotecas de cláusulas si hay un cambio importante (p. ej., nueva regulación, nueva política corporativa) · Exponer la pista de auditoría del proceso de creación de contratos con confirmaciones de escalada, aprobación y firma Seguimiento de obligaciones y prevención de incumplimientos Permitir la facturación rápida para acelerar los ingresos, así como la oportunidad de un pago más rápido para obtener descuentos de acuerdo con los términos contractuales. · Reducir el trabajo en riesgo (sin acuerdo legalmente vinculante) y mejorar el reconocimiento de ingresos a través de cláusulas consistentes |
| MAYOR CAPTACIÓN DE INGRESOS | Adoptar un enfoque más estratégico y centrado en la asociación para las negociaciones de contratos respaldado por la visibilidad de las relaciones multifacéticas entre empresas.
· Maximizar los descuentos y el volumen tanto del lado de la compra como del lado de la venta, evitando las tarifas fuera de contrato · Mejorar el seguimiento de las licencias salientes y la recuperación total del flujo de regalías (en concierto con el Departamento de PI) Ingresos por reservas antes a través de tiempos de respuesta mejorados Evitar auto-renovaciones para renegociar tarifas Reducción del tiempo de aprobación de la FDA para ensayos clínicos en empresas de ciencias de la vida, lo que genera ingresos más tempranos y más tiempo en patentes Identificar oportunidades perdidas de capital (es decir, pagar demasiado pronto) y gestionar condiciones de pago no estándar |
| CONTRATACIÓN A MENOR COSTE | Poner el trabajo correcto en las manos correctas (menos costosas) a través de la estandarización y centros de excelencia para acuerdos de rutina
Uso de datos sobre rendimiento y tipos de contratos para dimensionar y dar forma al equipo de contratos Lograr mejores métricas de costo de servicio para contratos (compra y venta) al asignar el recurso correcto |
| MAYOR SATISFACCIÓN LABORAL | · Los profesionales legales pueden enfocarse en su mayor y mejor uso, mientras que los contratos reactivos, de alto volumen, bajo riesgo y baja complejidad se cambian al autoservicio o a recursos más jóvenes (con plantillas y guías estándar) |
Lindsey Pitt, Vicepresidenta de Asesoría Comercial Legal, aporta más de 25 años de experiencia a Epiq. Durante la última década, ha sido responsable de la consultoría, el diseño y el lanzamiento de algunas de las soluciones de gestión de contratos y operaciones legales más innovadoras de la industria legal. Lindsey se graduó de la Universidad de Cambridge y tiene un MBA de la Escuela de Negocios de Harvard.