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Pruebe estas 10 estrategias para recuperar horas cada semana

PorLaura Suarez

May 20, 2021
Pruebe estas 10 estrategias para recuperar horas cada semana

No importa cuántas horas trabaje al día, no todo ese tiempo será completamente productivo. A veces se debe a la dilación, otras veces se debe a que se ha atascado tanto en un «trabajo ajetreado» que no ha progresado en tareas importantes. Cualquiera sea el motivo, es importante encontrar formas de optimizar su lista de tareas pendientes para maximizar su tiempo para el trabajo estratégico importante, así como el esfuerzo personal.

A continuación, 10 miembros del Consejo de Jóvenes Emprendedores discutieron estrategias que los profesionales ocupados pueden usar para recuperar hasta cinco horas de su tiempo cada semana. Esto es lo que recomiendan y cómo les han funcionado esas estrategias.

1. Planifique sus tareas dentro de una estricta jornada laboral de ocho horas.

Si es propenso a trabajar en exceso, implemente una jornada laboral rígida de ocho horas y planifique cuidadosamente sus tareas para el día. Considere qué tareas se pueden delegar a otros miembros del equipo o si existe una forma de automatizarlas. Darme un día de trabajo estándar me ha recortado horas en mis semanas desde que comencé a hacerlo hace aproximadamente un año porque te hace trabajar más duro e inteligente en ese período de tiempo. Ahora uso mi tiempo libre para recargar mis baterías y pensar de manera creativa en lugar de seguir trabajando en cosas que podrían quedar para mañana. Si se encuentra haciendo tareas que no son esenciales a última hora de la noche, deténgase y agréguelas a su horario para el día siguiente. Descansar después de un día de trabajo es esencial para mantener la motivación y dejarlo emocionado por el resto de la semana. – Emily Stallings, Casely, Inc.

2. Sal de la oficina

Puede parecer contradictorio, pero cualquier emprendedor que dirija una organización responderá preguntas y se divertirá todo el día en la oficina. Es como una cinta transportadora sin fin. Para trabajar realmente en mis prioridades estratégicas, tengo que bajarme de la cinta, separarme del tiempo en equipo y las distracciones diarias. Fui a un café o trabajé de forma remota durante un día. Durante una pandemia, funciona en otra habitación de la casa. El cambio en el espacio físico me indica que es hora de concentrarme y, por lo general, es el momento más productivo de la semana para mí, lo que me permite concentrarme en mis prioridades y darme tiempo atrás. – JT Allen, myFootpath LLC

3. Reestructura tu tiempo de trabajo y mejora los procesos.

Mis tres hijas están creciendo y participando en más actividades que nunca. Fiel a mis objetivos, quería estar allí para sus competencias de baile, eventos escolares y fines de semana familiares mientras seguía teniendo éxito en los negocios. Significó reestructurar mi tiempo de trabajo. Hace dos años comencé a mejorar todos los procesos que dejaban excepciones que a menudo limpiaba. La capacitación cruzada de los empleados, por ejemplo, pedirle al administrador de la oficina de conteo de granos que aprenda las subastas de anuncios de Google / FB, liberó varias horas y mejoró la cartera en un 10%. Luego adopté el proceso OKR en toda la empresa para que el director ejecutivo tuviera mi hoja de ruta y un sistema muy eficaz para garantizar que la empresa estuviera alineada y encaminada. Como resultado, paso mucho más tiempo con mi familia y ahora dedico tiempo a escribir PI. – Carmine Silano, CheerSounds Music

4. Desarrollar sistemas y procesos para poder delegar

Disponga de sistemas y procesos y delegue. Inmediatamente cuando los miembros del equipo se conectan, creamos SOP estándar para su función. De esta forma todo queda claro. Esto elimina muchos intercambios y fortalece la colaboración cruzada y el trabajo en equipo. De esa manera, cuando necesito alejarme por un tiempo, tengo confianza en el equipo para realizar sus actividades delegadas. Los procesos, en general, ahorran mucho tiempo porque aumentan la cantidad de oportunidades para automatizar actividades redundantes. – Codie Sanchez, séquito de pensamiento contrario y efecto capital

5. Empiece por abordar las grandes tareas

Comience su día abordando las grandes tareas primero, tan pronto como se siente y tan pronto como pueda manejarlas. Tenerlos fuera del camino al comienzo de la jornada laboral hace que el resto del tiempo sea mucho más fluido. Las pequeñas tareas que quedan por la tarde o por la tarde son más fáciles de realizar. Después de eso, puede hacer un plan para mañana en el que se esforzará por hacer las tareas más difíciles por la mañana nuevamente. Al hacerlo de esta manera, ahorré toneladas de tiempo en lugar de hacerlo al revés con tareas más pequeñas primero. Mejor aún, delegue tareas más pequeñas a los miembros del equipo cuando los problemas más importantes tomen su día. Es mejor tener más manos para hacer el trabajo esencial que apilarlas encima de ti mismo. Delegar significa que tendrás mucho más tiempo y que pronto te acostumbrarás a transferir responsabilidades. – Mark Stallings, Casely, Inc

6. Realice «tareas masivas» en bloques de tiempo designados.

Los profesionales ocupados pueden recuperar su tiempo cada semana estableciendo rutinas de tareas masivas para el trabajo que realizan a diario. En lugar de cambiar las tareas rápidamente a lo largo del día, reservar horas prescritas para actividades específicas, como responder correos electrónicos, puede mejorar drásticamente la eficiencia. Bulk Tasks facilita la planificación y la programación, a la vez que le brinda la tranquilidad de saber lo que le espera hoy. Las tareas masivas también ayudan a establecer las expectativas de los compañeros de trabajo, ya que aprenderán sobre sus hábitos de respuesta a llamadas telefónicas y correos electrónicos, lo que les facilitará la comunicación con usted en general. – Richard Fong, crecimiento automático

7. Planifique los viernes de trabajo profundo

Los viernes de trabajo profundo han cambiado mi vida por completo para mí y para muchos miembros de mi equipo. El trabajo profundo significa que no hay llamadas, reuniones ni actividades planificadas. Un día completo de trabajo en profundidad, inventado por Cal Newport, un reconocido autor y profesor de ciencias de la computación en la Universidad de Georgetown, puede parecer como 12 horas dado el nivel de productividad que absorberá. Sin embargo, la clave para implementar un trabajo profundo es ser despiadado. Comunique que no estará disponible para reuniones y llamadas. Milagrosamente, la gente encontrará soluciones o dejará sus preguntas o preocupaciones para el lunes. No puedo recomendarlo más. – Beck Bamberger, BAM Comunicaciones

8. Reducir las distracciones

Reduzca las distracciones tanto como sea posible a lo largo del día. Cuando puede concentrarse completamente en la tarea que tiene entre manos, se mueve más rápido y de manera más eficiente. Solía ​​mantener mis notificaciones por correo electrónico y mi teléfono celular en posición vertical en mi escritorio. Descubrí que pasaba todo el tiempo respondiendo correos electrónicos, mensajes de texto o llamadas sin lograr nada. Ahora apago todas las notificaciones, incluso Internet si es posible, y oculto mi teléfono. La velocidad y la calidad del trabajo que puedo producir supera con creces las tres horas de recuperación. – Matthew Podolsky, asesor legal en Florida, PA

9. Siga la regla de un minuto

Vivo por la regla del minuto. Si puede realizar una tarea en un minuto o menos, hágalo ahora. Esto te obliga a replantear tu carga de trabajo. ¿Cuántos elementos de su lista de tareas pendientes podrían completarse realmente en menos tiempo del planeado o planeado? ¿Esta respuesta por correo electrónico realmente tiene que tener tres párrafos? ¿Podría subcontratar esta llamada telefónica a otra persona de su equipo? Muy a menudo nos vemos atrapados en actividades pequeñas y mundanas, sin dejarnos ni tiempo ni espacio para el cerebro para abordar proyectos más grandes. Aclare su mente borrando su lista. Pronto descubrirá que pasa más tiempo pensando en lo que necesita hacer en lugar de hacerlo realmente. Se sorprenderá de la cantidad de tiempo “extra” que encuentra en su horario al aplicar la regla de un minuto. – Ashley Sharp, permanece con dignidad

10. Duerma bien por la noche

Conozco una forma basada en la ciencia de mejorar la forma en que usa su tiempo y aumentar su productividad para que pueda convertir el tiempo perdido en horas extra para usted cada semana. El secreto es dormir bien por la noche. Los adultos rara vez duermen lo suficiente hoy, pero cuando duermen lo suficiente todas las noches, la ciencia nos muestra que suceden cosas asombrosas. Te sientes mejor. Eres más enérgico. Hace más cosas en menos tiempo. Cometes menos errores. En otras palabras, puede recuperar todo el tiempo que se desperdiciaría si funcionara con un tanque de gasolina apenas lleno. – Jonathan Prichard, MattressInsider.com

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Laura Suarez

Geek, tengo más de 16 años de experiencia en desarrollo web y también me he expandido a publicaciones impresas, medios y publicidad. Siempre trato de desafiarme a mí mismo para lograr las ambiciones que anhelo. Si desea saber más, póngase en contacto.

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